令和版のおもてなし術
11月8日は「おもてなしの心の日」。
ビジネスの場面では、「おもてなし」は、顧客満足度を高める、良好な関係を構築する、プロフェッショナルな印象を与えると言い換えることができます。
具体的には、丁寧な対応、円滑なコミュニケーション、ニーズへの配慮などが挙げられます。
「おもてなし」によって顧客や取引先からの信頼を獲得し、ビジネスの成功へと繋げることができます。
以前に比べてお客様や取引先とオンライン会議をする機会が増えていることもあり、現代のビジネスマナーは、対面での礼儀作法だけでなく、オンラインでの対応を活用した新しいコミュニケーションスキルも重要視されています。取引先との良好な関係を築くためには、今の時代に合った「おもてなし」をアップデートしましょう。
ここでは、相手に配慮し、信頼関係を深めるための令和版おもてなし術をご紹介します。
＜目次＞
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1.オンラインおもてなしの基本：丁寧な準備と気配り
オンライン会議が増えるなか、デジタルマナーの重要性が高まっています。以下のポイントに注意して、相手にとっても心地よいコミュニケーションを意識しましょう。
■事前確認
会議の前には必ず接続確認をしましょう。電波が悪いと、映像がカクカクとしてしまったり、終いには画面が固まったり……なんてことになりかねません。通信環境が悪いとスムーズなコミュニケーションが出来ず、相手の気分を害してしまう可能性が高まりますので、注意しましょう。
■背景と身だしなみ
視覚的に清潔感があり、適切な背景を用意することで、相手がリラックスして話しやすい環境を作ります。相手の通信環境や、参加場所によっては大きな会議室で大画面で毛穴まで鮮明に映っていたりするかもしれません。
■マイクやカメラの配慮
発言時以外はマイクをミュートにし、相手がスムーズに会話に集中できるよう配慮しましょう。マイクは思った以上に周りの音が入ってしまうためできる限り周りが静かな環境で話すこともポイントです。カメラは、自分の顔がきちんと映るように設置します。顔半分だけ映っていたりすると、表情が読み取れず相手に不信感を抱かせてしまうかもしれません。パソコンの画面を見ながら話していると、相手には違うところを見ているように映ってしまうため適宜カメラに目線を合わせる工夫をすることもおすすめです。
また、オンライン上では対面とは違い相手の動作からの情報が少ないため、普段よりも表情やリアクションを大きくする意識をおすすめします。
言語以外のコミュニケーションの重要性については、こちらの記事もチェック。
・情報開示型のコミュニケーションって？
https://m.otsumami.with-us.co.jp/library/Nzc2MzU=
・「呼吸」「仕草」を意識するってどういうこと？
https://m.otsumami.with-us.co.jp/m-otsumami/library/CSkill002
2.対面・オンラインでも役立つ気持ちの良い会話
ビジネスシーンでは、シンプルでわかりやすいコミュニケーションが求められますが、相手に関心を示しながら心地よい会話の流れを作ることも大切です。
■リラックスできる雰囲気作り
挨拶の際には、まずは本題に入る前に、緊張感を和らげるようなアイスブレイクを心がけてみましょう。たとえば相手の会社の最近の動向や取組みについて質問したり、相手の関心事の話題を出したりすると、自然なスタートを切れます。
■簡潔かつ丁寧な言葉遣い
長々と話すのではなく、相手が理解しやすいよう、要点を押さえた説明を心がけましょう。要点だけをメモして商談に向かうなどをして事前準備をすることをおすすめします。要点の整理の手法として、Point（要点）、Reason（理由）、Example（例）、Pointo（要点）の順でまとめるPREP法を活用することもおすすめです。丁寧で正しい言葉遣いは、相手からの信頼を得るためにも身に付けておきたいスキルです。
3.デジタル時代に役立つ情報・ギフトでおもてなし
デジタルの便利さを活かした新しい形のおもてなしも増えています。相手の役に立つ情報やデジタルツールの活用が、相手にとっても印象に残す1つになるかもしれません。
■役立つ情報のシェア
相手に有益と思われる業界トピックやニュース記事などを「参考までに」と送りましょう。ただし、相手に負担をかけない内容選びが大切。
■デジタルギフト
ビジネスシーンでデジタルギフトが増えているのはご存じでしたか？企業で実施しているアンケートや、イベント参加などの感謝の気持ちを込めて、オンラインで利用できるギフト券やデジタルな形の手土産を贈ることで手軽に、そして確実に相手にギフトを届けることができます。
4. 清潔感と細やかな気配り：対面での準備とおもてなし
対面の際は、従来のおもてなしに加え、相手の快適さを重視した対応を心がけましょう。
■お迎えと空間の整備
直接迎えに行き、会議室や打ち合わせ場所も相手がリラックスできる環境に整えます。清潔で、必要な資料や飲み物を準備することで、細やかな配慮が伝わります。
■気軽に楽しめる手土産
訪問時に相手の好みに合わせた小さなお土産やお菓子を渡すと、温かみのある印象を残せます。事前に「甘いものが好き」「先日紅茶がお好きと話していた」など相手とのコミュニケーションの中で探るのも重要です。コンプライアンス上、手土産の受け取りができない相手に対しては、鮮度の高い業界のトレンド情報などの提供も検討しましょう。
現代のおもてなしは、対面の場だけでなく、デジタルの場でも相手に心地よさを感じてもらえる工夫が大切です。今後さらに進化していくテクノロジーにを取り入れて、相手への細やかな配慮を大切にしたおもてなし術で信頼関係を深めていきましょう。
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